Project Integration Management (Manajemen Integrasi) , Project Scope Management (Manajemen Ruang Lingkup) dan Project Time Management (Manajemen waktu)
IV. Project Integration Management (Manajemen Integrasi)
Manajemen Integrasi
Integration manajemen merupakan unsur manajemen proyek
yang mengkoordinasikan semua aspek proyek. Proyek integrasi, ketika dilakukan
dengan benar, akan menghasilkan segala poses dari proyek berjalan lancar.
Integrasi manajemen akan menghasilkan serangkaian tujuan yang menghasilkan.
Hasil ini termasuk chart proyek, rencana proyek, dan awal dari pernyataan ruang
lingkup proyek. Di bawah ini adalah ringkasan dari apa yang melibatkan
manajemen proyek integrasi.
Integrasi Manajemen Proyek
• Risiko Kondisi
1. perencanaan
yang tidak memadai, integrasi atau alokasi sumber daya
2. Kurangnya
tujuan yang jelas dan indikator kunci keberhasilan
3. Kurangnya
manajemen proyek secara menyeluruh
4. tidak
memadai atau kurangnya tinjauan siklus hidup proyek
• Resiko akibat Event
1. Tidak
adanya atau mulai akhir manajemen proyek terpadu
2. Classic
manajemen proyek kegagalan dan kekacauan
3. Kecelakaan
Proyek
4. berhenti
bekerja
1. Kunci sukses keseluruhan proyek : Project Integration
Management yang baik
1. Manajer Proyek harus mampu mengintegrasikan seluruh
knowledge area selama project life cycle berlangsung
2. Kebanyakan manajer proyek terlalu berfokus pada halhal
yang detail tetapi melupakan big picture dari proyek yang sedang dikerjakan
3. Manajemen Integrasi Proyek, bukanlah integrasi perangkat
lunak
4. Manajemen Integrasi Proyek: termasuk Interface
5. Management (identifikasi dan manajemen poin-poin
interaksi antar elemen-elemen dalam proyek
2. Proses dan overview Project Integration Management
Sembilan proses project integration management dapat
menjelaskan bidang ilmu dan berbagai pengalaman praktis di manajemen proyek,
dari sudut pandang komponen-komponen prosesnya. Proses-proses tersebut
diorganisasikan menjadi sembilan bidang ilmu yang akan dijelaskan dibawah ini:
• Manajemen Lingkup Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan, agar dapat
dipastikan bahwa proyek telah mencakup seluruh pekerjaan yang benar-benar
dibutuhkan, agar proyek berhasil diselesaikan. Terdiri dari persiapan, perencanaan
lingkup, penetapan lingkup, verifikasi dan pengendalian perubahan lingkup.
• Manajemen Waktu Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan agar dapat
dipastikan proyek selesai tepat waktu. Terdiri dari penetapan aktifitas,
pengurutan aktifitas, perkiraan lama aktifitas, serta penyusunan dan pengendalian
jadwal.
• Manajemen Biaya Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan agar dapat
dipastikan proyek selesai, sesuai dengan anggaran yang disetujui. Terdiri dari
perencanaan sumber daya, perkiraan biaya, anggaran biaya dan pengendalian biaya.
• Manajemen Sumber Daya Manusia Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan
untuk menggunakan sumber daya manusia yang terlibat dalam proyek, secara paling
efektif. Terdiri dari perencanaan organisasi, perekrutan staff dan pembangunan tim
kerja.
• Manajemen Komunikasi Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan untuk dapat dipastikan agar informasi proyek dapat dikumpulkan, disusun, disebar, dan
disimpan. Terdiri dari perencanaan komunikasi, distribusi informasi, pelaporan
kinerja,danpenyelesaian administratif.
• Manajemen Resiko Proyek, menjelaskan proses-proses yang berhubungan dengan
pengidentifikasian resiko, kuantifikasi resiko, penyusunan penanggulangan resiko
dan pengendalian penanggulangan resiko.
• Manajemen Pengadaan Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan untuk
menghasilkan barang atau jasa dari pihak lain. Terdiri dari perencanaan pengadaan,
perencanaan tata cara undangan ke peserta, rapat undangan peserta, pemilihan
peserta, pemilihan mitra, pelaporan serta administrasi kontrak kerja dan
penyelesaian kontrak.
• Manajemen Integrasi Proyek, menjelaskan berbagai proses yang dibutuhkan, agar
dapat dipastikan, berbagai elemen dari proyek dikoordinasikan dengan baik.
Manajemen integrasi terdiri dari pembuatan rencana proyek, pelaksanaan rencana
proyek dan pengendalian perubahaan secara keseluruhan
• Manajemen Lingkup Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan, agar dapat
dipastikan bahwa proyek telah mencakup seluruh pekerjaan yang benar-benar
dibutuhkan, agar proyek berhasil diselesaikan. Terdiri dari persiapan, perencanaan
lingkup, penetapan lingkup, verifikasi dan pengendalian perubahan lingkup.
• Manajemen Waktu Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan agar dapat
dipastikan proyek selesai tepat waktu. Terdiri dari penetapan aktifitas,
pengurutan aktifitas, perkiraan lama aktifitas, serta penyusunan dan pengendalian
jadwal.
• Manajemen Biaya Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan agar dapat
dipastikan proyek selesai, sesuai dengan anggaran yang disetujui. Terdiri dari
perencanaan sumber daya, perkiraan biaya, anggaran biaya dan pengendalian biaya.
• Manajemen Sumber Daya Manusia Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan
untuk menggunakan sumber daya manusia yang terlibat dalam proyek, secara paling
efektif. Terdiri dari perencanaan organisasi, perekrutan staff dan pembangunan tim
kerja.
• Manajemen Komunikasi Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan untuk dapat dipastikan agar informasi proyek dapat dikumpulkan, disusun, disebar, dan
disimpan. Terdiri dari perencanaan komunikasi, distribusi informasi, pelaporan
kinerja,danpenyelesaian administratif.
• Manajemen Resiko Proyek, menjelaskan proses-proses yang berhubungan dengan
pengidentifikasian resiko, kuantifikasi resiko, penyusunan penanggulangan resiko
dan pengendalian penanggulangan resiko.
• Manajemen Pengadaan Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan untuk
menghasilkan barang atau jasa dari pihak lain. Terdiri dari perencanaan pengadaan,
perencanaan tata cara undangan ke peserta, rapat undangan peserta, pemilihan
peserta, pemilihan mitra, pelaporan serta administrasi kontrak kerja dan
penyelesaian kontrak.
• Manajemen Integrasi Proyek, menjelaskan berbagai proses yang dibutuhkan, agar
dapat dipastikan, berbagai elemen dari proyek dikoordinasikan dengan baik.
Manajemen integrasi terdiri dari pembuatan rencana proyek, pelaksanaan rencana
proyek dan pengendalian perubahaan secara keseluruhan
3. Kerangka kerja integrasi manajemen proyek. Pengembangan,
atribut, dan elemen umum dari sebuah rencana proyek
Berpikir tentang proyek, sama artinya dengan menuangkan
gagasan-gagasan dalam sebuah kerangka konsep. Semakin matang konseptualisasi
sebuah proyek, semakin mudah perencana proyek merunut semua aktivitas yang
berjalan dalam rentang waktu pelaksanaan proyek hingga titik pencapaian tujuan.
Berawal dari tahap inilah, suatu proyek diperkirakan kelayakannya. Selanjutnya
konsepsi dituangkan dalam sebuah perencanaan yang biasanya berbentukproposal.
Bersamaan dengan terbitnya gagasan, penyusunan konsep dan proposal, kerangka kerja manajemen proyek mulai dilaksanakan. Di dalam kerangka kerja, lebih dulu disepakati terminologi dan pandangan terhadap proyek yang akan dilakukan. Sedemikian rupa harus dipahami tentang konteks penerapan proyek, gambaran jelas tentang lingkungan proyek yang akan direncanakan, dan cara memahami berbagai proses interaksi yang secara umum terjadi dalammanajemenproyek.
Bersamaan dengan terbitnya gagasan, penyusunan konsep dan proposal, kerangka kerja manajemen proyek mulai dilaksanakan. Di dalam kerangka kerja, lebih dulu disepakati terminologi dan pandangan terhadap proyek yang akan dilakukan. Sedemikian rupa harus dipahami tentang konteks penerapan proyek, gambaran jelas tentang lingkungan proyek yang akan direncanakan, dan cara memahami berbagai proses interaksi yang secara umum terjadi dalammanajemenproyek.
4. Contoh Outline untuk a Software Project
Management Plan (SPMP)
Major Project Management Plan Section
Overview
|
Project Organization
|
Managerial Process Plans
|
Technical Process Plans
|
Supporting Process Plans
|
|
Section Topics
|
Purpose, scope and objectives ; assumptions and constraints ;
project deliverables ; schedule and budget summary ; evolution of the plan
|
External interfaces ; internal structure ; roles and
responsibilities
|
Start-up plans (estimations, stalling, resource acquititions
and project staff training plans) ; work plan (work activities, schedule,
resource, budget allocation) ; control plan ; risk management plan ; closeout
plan
|
Process models ; methods, tools and techniques ;
infrastructure plan ; product acceptance plan
|
Configuration management plan ; verification and validation
plan ; documentation plan ; quality assurance plan ; reviews and audits ;
problem resolution plan ; subcontractor management plan ; process improvement
plan
|
5. Analisis Stakeholder dan contohnya
STAKEHOLDERS ANALYSIS
• Dokumen stakeholder analysis merupakan dokumen yang penting (dan sensitif), karena memberikan informasi mengenai stakeholder berkaitan dengan
1. nama dan organisasi stakeholder
2. peranannya dalam proyek
3. fakta-fakta unik mengenai stakeholder
4. level keterlibatannya dan
5. ketertarikannya akan proyek saran-saran untuk menjaga relasi dengan stakeholder
6. EKSEKUSI
RENCANA PROYEK DAN KETRAMPILAN PENTING YANG DIBUTUHKAN
1. Pelaksanaan proyek melibatkan manajemen dan melakukan
pekerjaan yang diuraikan dalam rencana manajemen proyek
2. sebagian besar waktu dan uang yang biasanya dikeluarkan
untuk eksekusi
3. daerah aplikasi proyek secara langsung mempengaruhi
pelaksaan proyek karena produk proyek yang dihasilkan selama pelaksanaan proyek
KETRAMPILAN PENTING DALAM EKSEKUSI PROYEK
• Kepemimpinan
• Komunikasi
• Politik
• Kemampuan menggunakan tools dan techniques
1. Work Authorization System: menjamin orang yang memiliki kualifikasi yang cukup, melakukan pekerjaan yang tepat, pada waktu yang tepat dan dengan urutan yanag benar
2. Status Review Meetings: rapat terencana dan terjadwal yang digunakan untuk saling bertukar informasi mengenai proyek yang sedang berjalan
3. Project Management Software: perangkat lunak khusus yang digunakan dalam manajemen proyek
• Komunikasi
• Politik
• Kemampuan menggunakan tools dan techniques
1. Work Authorization System: menjamin orang yang memiliki kualifikasi yang cukup, melakukan pekerjaan yang tepat, pada waktu yang tepat dan dengan urutan yanag benar
2. Status Review Meetings: rapat terencana dan terjadwal yang digunakan untuk saling bertukar informasi mengenai proyek yang sedang berjalan
3. Project Management Software: perangkat lunak khusus yang digunakan dalam manajemen proyek
7. Alat dan Teknik Eksekusi Proyek
·
Metodologi
manajemen proyek : Banyak manajeer proyek yang berpengalaman bahwa
cara yang palin efektif untuk memperbaiki manajemen proyek adalah mengikuti
metodologi yang tidak hanya menjelaskan apa yang harus dilakukan dalam
mengelola proyek, tapi bagaimana untuk melakukan nya.
·
System
informasi manajemen proyek : Ratusan produk perangkat lunak manajemen
proyek yang tersedia dipasar saat ini , dan banyak organisasi yang bergerak
menuju system manajemen proyek perusahaan yang kuat dapat diakses melalui
internet.
Integrated Change Controldan Process pada Proyek TI
·
Tiga tujuan utama :
- Pengaruh factor-faktor yang menciptakan
perubahan untuk memastikan bahwa
perubahan yang bermanfaat
- Menetukan
bahwa perubahan telah terjadi
- Mengelola
perubahan telah terjadi
·
Baseline adalah rencana
pengelolaan proyek disetujui ditambah perubahan yang disetujui.
9. INTEGRATED CHANGE CONTROL
• Termasuk di dalamnya mengidentifikasi, mengevaluasi dan mengelola perubahan selama project life cycle
• Tujuan utama pengendalian perubahan
1. Memperhitungkan faktor-faktor yang mengakibatkan perubahan dalam rangka menjamin bahwa perubahan menguntungkan (cross check scope, time, cost & quality).
2. Menentukan apakah perubahan sudah terjadi
3. Mengelola perubahan yang terjadi
• Termasuk di dalamnya mengidentifikasi, mengevaluasi dan mengelola perubahan selama project life cycle
• Tujuan utama pengendalian perubahan
1. Memperhitungkan faktor-faktor yang mengakibatkan perubahan dalam rangka menjamin bahwa perubahan menguntungkan (cross check scope, time, cost & quality).
2. Menentukan apakah perubahan sudah terjadi
3. Mengelola perubahan yang terjadi
CHANGE CONTROL BOARD
1. Kelompok formal dari orang-orang yang bertanggung} jawab untuk menyetujui atau menolak perubahan dalam proyek CCB harus memberikan panduan untuk mempersiapkan} perubahan, mengevaluasi perubahan dan mengelola implementasi perubahan yang disetujui.
2. Anggota CCB biasanya terdiri} atas stakeholders dari keseluruhan organisasi.
3. Masalah yang dihadapi: CCB jarang bertemu dan} membuat keputusan akan perubahan membutuhkan waktu rapat yang panjang, padahal proyek harus terus berjalan karena dibatasi oleh waktu yang telah disepakat.
10. MANAJEMEN KONFIGURASI
1. Cara menjamin bahwa deskripsi dari produk yang dihasilkan sudah benar dan lengkap
2. Berkonsentrasi pada identifikasi dan mengendalikan karakteristik produk berdasarkan fungsional dan desain fisik produk
3. Spesialis manajemen konfigurasi bertugas untuk mengidentifikasi dan mendokumentasikan kebutuhan
4. konfigurasi, mengendalikan perubahan, mencatat dan melaporkan perubahan, serta audit produk-produk dalam rangka verifikasi kesesuaiannya dengan requirement.
Grup Proses Manajemen Proyek
Dalam Manajemen Proyek terdapat sejumlah proses yang saling berkaitan, tiap-tiap proses tersebut membentuk suatu group proses.
Dalam manajemen proyek terdapat 5 group proses yaitu :
• Inisiasi Proyek
• Perencanaan Proyek
• Eksekusi Proyek
• Kontrol Proyek
• Penutupan/akhir proyek
1. Cara menjamin bahwa deskripsi dari produk yang dihasilkan sudah benar dan lengkap
2. Berkonsentrasi pada identifikasi dan mengendalikan karakteristik produk berdasarkan fungsional dan desain fisik produk
3. Spesialis manajemen konfigurasi bertugas untuk mengidentifikasi dan mendokumentasikan kebutuhan
4. konfigurasi, mengendalikan perubahan, mencatat dan melaporkan perubahan, serta audit produk-produk dalam rangka verifikasi kesesuaiannya dengan requirement.
Grup Proses Manajemen Proyek
Dalam Manajemen Proyek terdapat sejumlah proses yang saling berkaitan, tiap-tiap proses tersebut membentuk suatu group proses.
Dalam manajemen proyek terdapat 5 group proses yaitu :
• Inisiasi Proyek
• Perencanaan Proyek
• Eksekusi Proyek
• Kontrol Proyek
• Penutupan/akhir proyek
V. Project Scope
Management (Manajemen Ruang Lingkup)
1. Pengertian Project Scope
Management
Project Scope Management adalah
acuan semua pekerjaan yang termasuk harus dikerjakan dalam rangka menghasilkan
produk proyek, beserta proses-proses yang dilakukan untuk membuat produk yang
dimaksud. Project Scope Management atau Batasan Proyek mendefinisikan
apa yang akan dikerjakan atau apa yang tidak akan dikerjakan
dalam sebuah proyek.
2. Proses Projeck Scope Management
· Scope planning : menentukan bagai mana ruang lingkup
akan ditentukan, diperifikasi, dan dikendalikan.
· Scope definition: menelaah project charter dan
pernyataan ruang lingkup awal dan menambahkan informasi lebih lanjut sebagai persyaratan
yang dikembangkan dan perubahan permintaan tersebut disetujui.
· Membuat WBS:mengelompokkan penyampaian proyek besar
menjadi lebih kecil, komponen lebih mudah ditangani.
· Scope verivikasi : penerimaan mempormalkan ruang
lingkup proyek.
· Scope
Control : Pengendalian perubahan ruang lingkup proyek.
3. Inisialisasi Proyek : Rencana
strategis dan pemilihan proyek
Perencanaan strategis meliputi penentuan tujuan jangka
panjang, memprediksi tren masa depan, dan proyeksi kebutuhan produk dan layanan
baru.
· Organisasi
sering melakukan analisis SWOT.
· Identifikasi proyek potensial.
· Gunakan metode realistis untuk memilih proyek yang
sedang dikerjakan.
· Merumuskan inialisasi proyek dengan mengeluarkan
project charter.
4. Mengapa perusahaan investasi pada
IT
· Hal ini sering sulit untuk memberikan justifikasi yang kuat
untuk berbagai proyek IT. Tetapi semua orang setuju mereka memiliki nilai
tinggi
· Lebih baik menghitung mas karat dari pada menghitung
sen dengan tepat.
· Kriteria yang penting untuk proyek yaitu : ada
kebutuhan untuk proyek tersebut seperti dana yang tersedia cukup dan dana yang
kuat akan membuat proyek tersebut berhasil.
5. Identifikasi Proyek Potensial
a. Kebanyakan organisasi mengikuti proses perencanaan dalam
memilih proyek IT
b. Membangun Rencana strategis IT berdasarkan rencana
strategis organisasi secara menyeluruh.
c. Analisis Area Bisnis
d. Mendefinisikan proyek yang potensial
e. Memilih proyek IT dan menempatkan sumber daya yang
dibutuhkan
6. Proses Rencana TI
Metode Pemilihan Proyek
Dalam
memilih sebuah proyek harus di ikuti dengan metode yang meliputi :
§
Berfokus pada kebutuhan utama
organisasi
§
Kategorisasi proyek IT
§
Analisis Finansial
§
Weighted Scoring
Model
§
Implementasi Balanced
Scorecard
7. Kategori Proyek TI
a.
Apakah proyek merupakan sebuah peluang agar organisasi lebih berkembang
b.
Lamanya proyek dan kapan akan dibutuhkanya proyek tersebut
c.
Prioritas Proyek
8. Analisis Finansial
Didalam
analisis dibutuhkan pertimbangan finansial yang merupakan hal terpenting dalam
pemilihan proyek.
Sehingga
dibutuhkan metode – metode dalam melakukan pertimbangan tersebut yang terdiri
dari :
a. Net
Present Value (NPV) analysis
b. Return
on Investment (ROI)
c. Payback
analysis
9. Weighted Scoring Model
Adalah
tool yang dapat memberikan proses yang sistematis dalam memilih proyek
berdasarkan beberapa kriteria.
1. Identifikasi
kriteria yang penting
2. Tentukan
bobot pada setiap kriteria
3. Tentukan
score pada tiap kriteria
4. Kalikan
score terhadap kriteria untuk memperoleh bobot total
5.
Makin tinggi bobot total makin baik proyek yang didapatkan.
10. Balanced Scorecard
Scorecard
yang seimbang adalah perencanaan strategis dan sistem manajemen yang digunakan
secara ekstensif dalam bisnis dan industri, pemerintah, dan organisasi nirlaba
di seluruh dunia untuk menyelaraskan kegiatan usaha dengan visi dan strategi
organisasi, meningkatkan komunikasi internal dan eksternal, dan memantau
kinerja organisasi terhadap strategis tujuan.
Balanced
Scorecard tetap mempertahankan ukuran finansial tradisional Tapi ukuran
finansial menceritakan kisah tentang peristiwa masa lalu, cerita yang memadai
untuk perusahaan abad industri di mana investasi dalam kapabilitas jangka
panjang dan hubungan dengan pelanggan tidak penting untuk keberhasilan..
Langkah-langkah keuangan tidak memadai, namun , untuk menuntun dan
mengevaluasi perjalanan perusahaan bahwa informasi usia harus membuat untuk
menciptakan nilai masa depan melalui investasi pada pelanggan, pemasok,
karyawan, proses, teknologi, dan inovasi.
11. Project Charters
Berisi
tentang dokumen formal setelah adanya proses pemilihan proyek dan di barengi
dengan adanya tanda tangan dari para stakeholder.
12. Scope Planning
Scope Planning menjelaskan bagaimana suatu scope didefinisikan, diuji, dan diawasi serta bagaimana Work Breakdown Structure (WBS) akan dibuat. Scope Planning merupakan langkah awal dari scope manajement plan. Ukuran proyek,kompleksitas, kepentingan, dan faktor – faktor lain akan mempengaruhi seberapa banyak usaha yang dihabiskan pada scope planning.
Hasil utama dari scope planning adalah suatu scope management plan yang mempersiapkan suatu dokumen yang berisi deskripsi bagaimana tim akan mempersiapkan project scope statement, membuat WBS, memastikan penyelesaian dari proyek yang dikerjakan dan mengontrol perubahan pada scope proyek.
Scope Planning menjelaskan bagaimana suatu scope didefinisikan, diuji, dan diawasi serta bagaimana Work Breakdown Structure (WBS) akan dibuat. Scope Planning merupakan langkah awal dari scope manajement plan. Ukuran proyek,kompleksitas, kepentingan, dan faktor – faktor lain akan mempengaruhi seberapa banyak usaha yang dihabiskan pada scope planning.
Hasil utama dari scope planning adalah suatu scope management plan yang mempersiapkan suatu dokumen yang berisi deskripsi bagaimana tim akan mempersiapkan project scope statement, membuat WBS, memastikan penyelesaian dari proyek yang dikerjakan dan mengontrol perubahan pada scope proyek.
Scope Statement
Langkah selanjutnya adalah menentukan lebih lanjut pekerjaan yang dibutuhkan untuk proyek. Scope Statement yang bagus sangat penting untuk kesuksesan proyek karena sangat membantu meningkatkan akurasi dari waktu, biaya, dan sumber yang digunakan, serta menegaskan suatu baseline untuk memastikan kemampuan dan mengontrol proyek dan juga membantu dalam memperjelaskan komunikasi dalam tanggung jawab kerja. Hasil utama dari scope definition adalah project scope statement.
Langkah selanjutnya adalah menentukan lebih lanjut pekerjaan yang dibutuhkan untuk proyek. Scope Statement yang bagus sangat penting untuk kesuksesan proyek karena sangat membantu meningkatkan akurasi dari waktu, biaya, dan sumber yang digunakan, serta menegaskan suatu baseline untuk memastikan kemampuan dan mengontrol proyek dan juga membantu dalam memperjelaskan komunikasi dalam tanggung jawab kerja. Hasil utama dari scope definition adalah project scope statement.
13. Work Breakdown Structure (WBS)
WBS
adalah pembagian deliverables proyek berdasarkan kelompok kerja. WBS
dibutuhkan karena dalam sebuah proyek biasanya melibatkan banyak orang dan
berbagai deliverables, sehingga sangat penting mengorganisasikan
pekerjaan-pekerjaan tersebut menjadi bagian-bagiannya, serta bagaimana
mengerjakan pekerjaan-pekerjaan tsb sesuai pembagian yang disepakati
14. Scope Vertifications
Melibatkan
persetujuan formal dari project scope yang diselesaikan oleh stakeholders.
Persetujaun ini sering dicapai dengan melakukan penyelidikan pada pelangaran.
Untuk menerima persetujuan formal dari project scope, tim proyek harus membuat
dokumentasi yang jelas dari produk proyek dan prosedur untuk menevaluasi jika
proyek sudah diselesaikan dengan benar dan menimbulkan kepuasan. Untuk
mengurangi perubahan scope, sangat perlu dilakukan pekerjaan yang dapat
memastikan project scope.
15. Scope Control
Scope Contro melibatkan peraturan perubahan untuk project scope. Pengguna sering tidak yakin bagaimana mengingkan tampilan untuk dilihat atau fungsi apa yang dibutuhkan untuk meningkatkan performa bisnisnya. Pengembang tidak yakin bagaimana mengartikan user requirement, dan mereka juga memilki keterkaitan dengan teknologi yang terus berubah.
Tujuan dari scope control adalah mempengaruhi factor yang menyebabkan perubahan scope, menyakinkan perubahan yang diproses berdasarkan pada prosedur yang dikembangkan sebagai bagian dari mengintegrasikan perubahan control, dan mengatur perubahan ketika perubahan ini terjadi. Scope control termasuk mengidentifikasikan, mengevaluasi, dan mengimplementasikan perubahan dari project scope sebagai progress dari proyek.
Scope Contro melibatkan peraturan perubahan untuk project scope. Pengguna sering tidak yakin bagaimana mengingkan tampilan untuk dilihat atau fungsi apa yang dibutuhkan untuk meningkatkan performa bisnisnya. Pengembang tidak yakin bagaimana mengartikan user requirement, dan mereka juga memilki keterkaitan dengan teknologi yang terus berubah.
Tujuan dari scope control adalah mempengaruhi factor yang menyebabkan perubahan scope, menyakinkan perubahan yang diproses berdasarkan pada prosedur yang dikembangkan sebagai bagian dari mengintegrasikan perubahan control, dan mengatur perubahan ketika perubahan ini terjadi. Scope control termasuk mengidentifikasikan, mengevaluasi, dan mengimplementasikan perubahan dari project scope sebagai progress dari proyek.
VI .Project Time Management (Manajemen waktu)
Proyek Manajemen Waktu mencakup
proses-proses yang diperlukan untuk memastikan penyelesaian tepat waktu dari
proyek.
Pentingnya Jadwal Proyek
Penjadwalan dibutuhkan untuk membantu:
· Menunjukkan
hubungan tiap kegiatan lainnya dan terhadap keseluruhan proyek.
· Mengidentifikasikan
hubungan yang harus didahulukan di antara kegiatan.
· Menunjukkan
perkiraan biaya dan waktu yang realistis untuk tiap kegiatan.
· Membantu
penggunaan tenaga kerja, uang dan sumber daya lainnya dengan cara hal-hal
kritis pada proyek
Proses Utama Terkait Manajemen Waktu
Proyek
Pada tahap perencanaan:
· Menyiapkan
daftar aktivitas (action plan) untuk menyelesaikan setiap paket pekerjaan (work
packages). Paket pekerjaan adalah kegiatan paling spesifik dari WBS. Setiap
paket pekerjaan memiliki hasil kerja (deliverables) yang dapat diukur dan diverifikasi.
· Menyusun
urutan setiap paket pekerjaan atau aktivitas dalam suatu rangkaian diagram,
yang disebut Schedule Network Diagram. Keterkaitan antara masing-masing
aktivitas predesesor dan suksesor.
Definisi dan Susunan Aktivitas
Definisi
Kegiatan melibatkan mengidentifikasi dan mendokumentasikan kegiatan khusus yang
harus dilakukan untuk menghasilkan deliverable dan subdeliverables
diidentifikasi dalam Struktur Perincian Kerja (WBS). Implisit dalam proses ini
adalah kebutuhan untuk mendefinisikan kegiatan sehingga tujuan proyek akan
dipenuhi.
Susunan Aktivitas :
· Define
Activities (Tentukan Kegiatan)
· Sequence
Activities (Urutan Kegiatan)
· Estimate
Activity Resources (Perkiraan Sumber Daya Kegiatan)
· Estimate
Activity Durations (Perkiraan Kegiatan Durasi)
· Develop
Schedule (Mengembangkan Jadwal)
· Control
Schedule (Kontrol Jadwal)
Jenis Ketergantungan Penugasan
4 tipe ketergantungan tugas :
1. Finish-to-start
(FS), penyelesaian sebuah tugas memicu
awal tugas lain.
2. Start-to-finish
(SS), awal sebuah tugas memicu sebuah awal
tugas lain.
3. Finish-to-finish
(FF),dua tugas harus selesai pada waktu
bersamaaan.
4. Start-to-finish
(SF), awal sebuah tugas menandakan selesainya
tugas lain
Calculating Early and Late Start and
Finish Dates
Awal dan waktu selesai awal
Untuk melakukan
forward pass pada Precedence Diagram, dua bahan dibutuhkan. Yang pertama adalah
waktu mulai proyek. Banyak proyek dijadwalkan menurut hari kerja dan dampak
cuaca tidak dipertimbangkan, oleh karena itu, kecuali diinstruksikan lain,
semua proyek dapat dianggap dimulai pada hari pertama (1). Komponen kedua
yang diperlukan untuk melakukan umpan maju adalah serangkaian durasi aktivitas
yang lengkap.
Durasi dan
urutan aktivitas harus ditentukan sebelum menggambar diagram prioritas dan,
oleh karena itu, harus tersedia saat Anda melakukan operan ke
depan. Diagram di bawah ini menunjukkan tiga jadwal kegiatan sederhana
dengan kotak Waktu Dini siap untuk memulai umpan maju.
Untuk melakukan
umpan maju dalam Diagram Precedence, mulailah dengan aktivitas pertama dalam
jadwal dan letakkan tanggal mulai proyek di Waktu Mulai Awal. Waktu Selesai
Awal dari setiap aktivitas adalah Waktu Mulai Awal ditambah durasi aktivitas.
Waktu Selesai Awal dari aktivitas yang diberikan menjadi Waktu Mulai Awal dari
aktivitas berikut ini. Forward pass diselesaikan ketika setiap kotak Early
Start Time di jaringan memiliki nilai.
Diagram di bawah ini menunjukkan tiga
jadwal kegiatan sederhana dengan kotak Waktu Dini siap untuk memulai umpan
maju.
Crashing and Fast Tracking
Crashing and
Fast Tracking (Menerjang dan cepat-pelacakan) jadwal cara mengurangi
panjang dari jadwal proyek. Menerjang adalah istilah umum untuk mengurangi
jadwal proyek. Ketika kita kecelakaan jadwal, kita menghabiskan uang atau
sumber daya untuk mengurangi waktu yang dijadwalkan untuk proyek sedemikian
rupa sehingga kita melakukan hal-hal yang memiliki penurunan terbesar dalam
jadwal untuk sedikitnya jumlah biaya. Ketika kami pertama mulai kecelakaan
jadwal, jumlah yang relatif kecil uang dan sumber daya harus dihabiskan untuk
mendapatkan pengurangan yang cukup besar waktu proyek. Karena kami terus
mengurangi jadwal, kenaikan biaya relatif.
Pelacakan cepat
adalah jenis khusus pengurangan jadwal. Ketika kita FastTrack, kita
mengambil item yang awalnya dijadwalkan akan dilakukan secara berurutan dan
menjadwal ulang mereka untuk dilakukan secara paralel atau sebagian dalam
paralel. Pelacakan cepat juga akan meningkatkan biaya tetapi, yang lebih
penting, itu akan meningkatkan risiko. Ketika kita memiliki beberapa tugas
dalam suatu proyek yang terjadi pada waktu yang sama dan sesuatu yang salah
atau masalah berkembang, mungkin perlu untuk mengganggu semua kegiatan
berlangsung.
Program Evaluation and Review Technique
(PERT), PERT Formula and Example
PERT (Project Evaluation and Review
Technique)
Model jaringan grafis yang
menggambarkan tugas-tugas proyek dan hubungan antara tugas-tugas sebuah proyek.
· PERT
teknik analisis network diagram yang dapat digunakan untuk mengestimasi durasi
proyek dimana terdapat ketidakpastian yang tinggi mengenai estimasi durasi
aktivitas individual
· PERT
menggunakan estimasi probabilitas waktu yang digunakan berdasarkan estimasi
durasi aktivitas optimistic, most likely, and pessimistic.
PERT weighted average formula:
optimistic time + 4X most likely time +
pessimistic time
Example:
PERT weighted average =
8 workdays + 4 X 10 workdays + 24
workdays = 12 days
where 8 = optimistic time, 10 = most
likely time, and 24 = pessimistic time
SUMBER:
Komentar
Posting Komentar